Od 1 lutego 2026 roku w Polsce wchodzi w życie obowiązek wystawiania e-Faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To istotna zmiana dla wszystkich przedsiębiorców, która ma na celu usprawnienie i ujednolicenie procesu fakturowania.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. System ten został stworzony przez Ministerstwo Finansów, aby zautomatyzować proces fakturowania i zwiększyć transparentność transakcji gospodarczych. Dzięki KSeF, faktury będą przesyłane bezpośrednio do systemu administracji skarbowej, co pozwoli na bieżące monitorowanie i kontrolowanie obrotu gospodarczego.
Kogo dotyczy obowiązek?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek ten obejmie przedsiębiorców, których roczne przychody przekraczają 200 mln zł. To oznacza, że największe firmy będą musiały jako pierwsze dostosować się do nowych przepisów.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od wielkości ich przychodów. W praktyce oznacza to, że każda firma, niezależnie od skali działalności, będzie musiała korzystać z KSeF.
Jakie są korzyści z KSeF?
Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą wiele korzyści, zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej:
- Automatyzacja procesów – KSeF umożliwia automatyczne wystawianie i odbieranie faktur, co znacząco przyspiesza i upraszcza procesy księgowe.
- Redukcja błędów – Standaryzacja faktur elektronicznych zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, które mogą wystąpić przy ręcznym wprowadzaniu danych.
- Lepsza kontrola – Administracja skarbowa ma bieżący dostęp do danych finansowych, co pozwala na lepszą kontrolę nad przepływem dokumentów i wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości.
- Oszczędność czasu i kosztów – Eliminacja potrzeby drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych faktur prowadzi do znacznych oszczędności zarówno czasu, jak i kosztów operacyjnych.
Jak się przygotować?
Aby przygotować się do obowiązkowego korzystania z KSeF, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka kluczowych kroków:
- Zapoznać się z przepisami – Przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznać się z nowymi przepisami dotyczącymi e-Faktur, aby zrozumieć wszystkie wymagania prawne.
- Zaktualizować systemy księgowe – Ważne jest, aby używane oprogramowanie księgowe było kompatybilne z KSeF. Warto skontaktować się z dostawcą oprogramowania do KSeF, w celu przeprowadzenia niezbędnych aktualizacji.
- Przeszkolić pracowników – Osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur powinny przejść odpowiednie szkolenia, aby sprawnie korzystać z nowego systemu.
- Testować system – Przed wprowadzeniem obowiązku warto skorzystać z dostępnych narzędzi testowych, aby sprawdzić działanie KSeF i upewnić się, że wszystko funkcjonuje poprawnie.
Obowiązkowe e-Faktury od 2026 roku to krok w stronę nowoczesnej i efektywnej administracji podatkowej. KSeF ma na celu ułatwienie życia przedsiębiorcom, zwiększenie transparentności oraz poprawę efektywności procesów fakturowania. Warto już teraz zacząć przygotowania, aby płynnie przejść na nowy system i skorzystać z jego licznych zalet.