ABC Krajowego Systemu e-Faktur

Czym jest KSeF? W jaki celu powstał? Kto może z niego korzystać? Czym jest faktura ustrukturyzowana? Kiedy korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne? Poznaj odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur – definicja i cel stworzenia

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie powstałe z myślą o elektronicznym sporządzaniu, wysyłaniu, odbieraniu i archiwizowaniu faktur. Nadrzędnym celem opisywanego systemu jest usprawnienie procesu przekazywania faktur w formie cyfrowej między dostawcami, a beneficjentami usług lub produktów.

Dodatkowe korzyści płynące z użytkowania KSeF to między innymi:

Zmniejszenie kosztów: Elektroniczny obieg faktur wyklucza konieczność drukowania, wysyłania pocztą oraz ręcznego przetwarzania dokumentów w postaci papierowej. Dzięki temu możliwe jest zarówno zaoszczędzenie środków, jak i czasu potrzebnego do wykonania nadmienionych czynności.
Wzrost efektywności: KSeF z powodzeniem może być obsługiwany przez programy do elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki postaci elektronicznej opisywany cykl może przebiegać nie tylko sprawniej, ale również o wiele szybciej.
Obniżenie ryzyka błędów: Ręczne wystawianie i przetwarzanie faktur obarczone jest dość dużym ryzykiem błędu. Dzięki postaci elektronicznej wspomniany poziom ryzyka zostaje znacząco obniżony.
Zwiększenie przejrzystości dokumentacji: Elektroniczna postać dokumentów umożliwia lepszą kontrolę dokumentacji.
Walka z oszustwami podatkowymi: Wdrożenie KSeF przyczynia się do ograniczenia oszustw popełnianych na gruncie podatkowym.

Kto może korzystać z platformy KSeF?

Od 01 stycznia 2022 r. z systemu KSeF korzystać mogą:

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Dodatkowe funkcje platformy KSeF

Platforma KSeF – poza wystawianiem oraz udostępnianiem faktur ustrukturyzowanych – umożliwia również:

Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowanie o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
Informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.

Faktura ustrukturyzowana – definicja

Faktury ustrukturyzowane stanowią rodzaj faktur elektronicznych. Przepisy normujące działanie faktur ustrukturyzowanych dotyczą zarówno ich formy, jak i formatu elektronicznego. Mowa o formacie xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Dzięki temu możliwe jest odczytanie faktury ustrukturyzowanej oraz przetwarzanie informacji na niej zawartych. E-faktury wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur posiadają przydzielonym im przez platformę numer identyfikujący. Po nadaniu nadmienionego numeru faktura może być przekazywana poza systemem w zmienionej formie np. PDF.

Zawartość faktury ustrukturyzowanej

Faktury ustrukturyzowane muszą spełniać ogólne warunki określające faktury, wskazane w art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Obligatoryjne dane obecne na każdej fakturze ustrukturyzowanej to m.in.:

data wystawienia,
numer faktury, który ją identyfikuje,
nazwa podatnika bądź jego imię i nazwisko,
nazwa nabywcy towarów lub usług,
numer identyfikacyjny podatnika,
numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
adres podatnika,
adres nabywcy,
data dokonania albo zakończenia dostarczenia towarów lub wykonania usługi,
nazwa towaru lub rodzaju usługi,
cena jednostkowa netto,
kwota opustów i obniżek cen,
stawka podatku,
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek),
kwota należności ogółem.

Przygotowanie faktury do KSeF

Przygotowanie faktury ustrukturyzowanej w celu przesłania na platformę KSeF może odbywać się zarówno za pomocą rozwiązań udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja mobilna KSeF MF będzie dostępna w I kwartale 2024 r.), jak i przy użyciu odpowiednich programów finansowo-księgowych (np. programu Hogart eFaktury).

Etapy wprowadzania systemu KSeF

Wejście w życie platformy teleinformatycznej KSeF zostało podzielone na trzy etapy.

Etap I: X – XII. 2021 r. –pilotaż z udziałem podatników (przy zachowaniu możliwości korzystania z udostępnionego środowiska testowego KSeF).
Etap II: od 01.I. 2022 r. – wprowadzenie możliwości dobrowolnego korzystania z Krajowego System e-Faktur, a tym samym wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF.
Etap III: od 2024 r. – 17 czerwca 2022 roku, na mocy wydanej decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83), udało się uzyskać zgodę na wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego począwszy od dnia 1 stycznia 2024 roku. Niemniej po konsultacjach publicznych ustawodawca podjął decyzję o zmianie terminu wprowadzenia opisywanej platformy z 1 stycznia na 1 lipca 2024 r.

Od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast w 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Kiedy faktura otrzymuje status wystawionej/odebranej?

Dniem wystawienia faktury jest moment, w którym opisywany dokument został przesłany na platformę KSeF, natomiast dniem, w którym faktura zostaje uznana za otrzymaną jest dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego wspomnianą fakturę w systemie KSeF.

Data wprowadzenia obowiązku korzystania z systemu KSeF

Według najnowszych informacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, obowiązek korzystania z platformy KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Wyjątek stanowią podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT. W ich przypadku obligatoryjne korzystanie z systemu KSeF zacznie obowiązywać 1 stycznia 2025 r.

Podstawa prawna obowiązku korzystania z systemu KSeF

2 sierpnia 2021 r. nasz kraj złożył do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Celem nadmienionego wniosku było uzyskanie upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego.

17 czerwca 2022 roku, na mocy wydanej decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83), Polska uzyskała zgodę na wdrożenie obowiązku fakturowania elektronicznego od 1 stycznia 2024 roku. Ustawodawca zdecydował jednak o zmianie terminu wejścia w życie platformy KSeF z 1 stycznia na 1 lipca 2024 r. oraz 1 stycznia 2025 r. (dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT).

Korzyści wynikające z dobrowolnego korzystania z systemu KSeF

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na dobrowolne korzystanie z systemu KSeF mogą liczyć na benefity, takie jak m.in.:

Preferencyjny zwrot VAT w 40 dni – skrócony czas oczekiwania na zwrot podatku VAT, dostępny od 1 stycznia 2022 r. Przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury w KSeF, mogą skorzystać z możliwości ubiegania się o zwrot VAT w 40 dni (po spełnieniu wcześniej określonych warunków). W takiej sytuacji czas oczekiwania na zwrot skraca się o 1/3, co oznacza 40 dni (w miejsce standardowych 60 dni);
Brak konieczności przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK_FA – informacje zawarte na e-fakturach pokrywają się z danymi dostępnymi w ramach struktury JPK_FA, które są przekazywane na żądanie organu. Dlatego też żądanie dotyczące faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane nie będzie miało miejsca;
Uproszczenie procesu rozliczania e-faktur korygujących in minus;
Eliminacja konieczności wystawiania duplikatów faktur;
Przyspieszenie wymiany danych między przedsiębiorcami oraz samego procesu rozliczeń – wystawiona e-faktura będzie praktycznie natychmiastowo dostępna dla odbiorcy, co wpłynie na zautomatyzowanie procesów księgowych;
Zniesienie obowiązku przechowywania faktur wystawionych w KSeF;
Ułatwienie obrotu gospodarczego poprzez wdrożenie jednolitego standardu faktury – zastąpienie dokumentów w formie papierowej i elektronicznej (PDF) danymi w formie cyfrowej; digitalizacja oraz automatyzacja procesu obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz księgowania faktur przez podatników.
Stały format faktury z danymi ułożonymi zgodnie z określonym wzorcem – redukcja błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm.

Warunki otrzymania zwrotu VAT w 40 dni

Możliwość ubiegania się o przyspieszony zwrot podatku VAT wymaga spełnienia następujących warunków:

Wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego przedsiębiorca wnioskuje o zwrot podatku VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), Co istotne to fakt, iż warunek uważa się za spełniony nawet jeśli wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub w przypadku faktur uproszczonych sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który przedsiębiorca wnioskuje o zwrotu (i) był on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście.
Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie jest wyższa, niż 3000 zł.

Wszystkie z wymienionych powyżej warunków muszą zostać spełnione łącznie. Przedsiębiorca nie ma obowiązku ich wykazywania, ponieważ będą one podlegać weryfikacji w oparciu o dane posiadane przez organ podatkowy.