Początek XXI wieku to czas ciągłych, technologicznych zmian. Wszechobecna cyfryzacja wywiera wpływ na niemalże każdą gałąź naszego życia, w tym także na sposób dokonywanych rozliczeń podatkowych. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, jedną z najistotniejszych zmian, jaka już wkrótce ma zostać wprowadzona w polskim prawie podatkowym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć obecnie korzystanie z systemu MF jest dobrowolne, to już niebawem przedsiębiorcy będą zobowiązani do stosowania KSeF. W praktyce oznacza to, że brak wywiązywania się z nadmienionego obowiązku może skutkować nałożeniem sankcji w postaci kary finansowej. Aby tego uniknąć, warto – jeszcze przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF – poznać zasadę funkcjonowania systemu, a następnie wdrożyć rozwiązanie w swoim przedsiębiorstwie. Jak zatem działa system KSeF i kiedy zacznie obowiązywać w swojej docelowej, obligatoryjnej postaci?
Ogólne zasady funkcjonowania systemu KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, której głównym celem jest elektroniczna wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorstwami, a administracją publiczną. Rozwiązanie w formie fakultatywnej dostępne jest od 01 stycznia 2022 r. na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. (Dz.U.2021.2076). Dobrowolne użytkowanie systemu jest jedynie etapem przejściowym na drodze do jego pełnego wdrożenia, gdyż docelowo stosowanie KSeF będzie obowiązkowe. W dniu 02 sierpnia 2021 r. Polska złożyła do Komisji Europejskiej wniosek o derogację, którego celem było uzyskanie upoważnienia do stosowania odstępstwa od art. 218, 226 i 232 Dyrektywy VAT, a zatem uzyskanie upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 01 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego. Wspomniany wniosek został rozpatrzony przez Radę Unii Europejskiej pozytywnie. Tym samym decyzją z dnia 17 czerwca 2022 r. Polska zyskała zgodę na wdrożenie obowiązku stosowania KSeF od 01 stycznia 2024 r., pod warunkiem wprowadzenia odpowiednich zmian w przepisach ustawy o VAT.
Najważniejsze elementy działania KSeF
Kluczowe elementy działania systemu KSeF to:
- Centralizacja procesu – KSeF centralizuje proces wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Wszystkie faktury są przesyłane na platformę Ministerstwa Finansów, co ma na celu uproszczenie i przyspieszenie rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie bezpieczeństwa transakcji.
- Forma obligatoryjna – od określonego terminu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Oznacza to, że wszystkie faktury będą musiały być wystawiane i odbierane za pośrednictwem opisywanej platformy. Takie działanie ma na celu eliminację papierowych faktur i ograniczenie oszustw podatkowych.
- Autoryzacja i weryfikacja – faktury przesyłane do KSeF są poddawane autoryzacji i weryfikacji przez system. Sprawdzane są m.in. poprawność danych, numer identyfikacyjny oraz zgodność z przepisami podatkowymi. System automatycznie wykrywa i informuje o ewentualnych błędach.
- Archiwizacja – KSeF zapewnia bezpieczne przechowywanie faktur przez okres wymagany przepisami prawa (z reguły 5 lat).
- Dostępność – platforma KSeF jest dostępna 24/7, co umożliwia bieżący dostęp do faktur zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji podatkowej. System jest również zintegrowany z innymi systemami ERP, co ułatwia automatyzację procesów księgowych.
- Uproszczenie rozliczeń – dzięki KSeF procesy rozliczeniowe są uproszczone, co wpływa na zmniejszenie ryzyka błędów oraz ułatwia przeprowadzanie kontroli administracyjnych.
Kiedy zacznie obowiązywać obligatoryjny KSeF?
Data wdrożenia systemu KSeF w postaci obligatoryjnej była kilkukrotnie przesuwana w czasie. Zgodnie z najnowszymi informacjami podanymi przez Ministerstwo Finansów, wejście w życie obowiązku korzystania z systemu KSeF podzielone zostanie na dwa etapy:
- Etap I – od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w roku 2025 przekroczyła 200 mln zł.
- Etap II – od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.