Faktura ustrukturyzowana stanowi nieodłączny element funkcjonowania systemu KSeF. W praktyce faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to dokument w formacie XML, który jest automatycznie weryfikowany przez system KSeF przed przypisaniem numeru identyfikacyjnego. Z racji na fakt, iż faktura ustrukturyzowana jest szczególnym typem faktury elektronicznej, toteż mają do niej zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych (z zastrzeżeniem odmienności stosowanych w przypadku faktur ustrukturyzowanych).
Zasady użytkowania faktury ustrukturyzowanej
Aktualnie stosowanie faktury ustrukturyzowanej wymaga uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie opisywanej faktury za pośrednictwem systemu KSeF. Wbrew pozorom sama akceptacja nie jest jednak wystarczająca. Konieczne jest bowiem uzyskanie oddzielnej zgody na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez system KSeF. W przypadku braku akceptacji na otrzymywanie faktury poprzez KSeF, wystawiona w ten sposób faktura zostanie przesłana przez sprzedawcę za pośrednictwem innego kanału komunikacji. Niemniej należy zaznaczyć, że brak wyrażenia zgody nabywcy na otrzymywanie faktur poprzez KSeF nie oznacza, iż sprzedawca nie może wystawić faktury za pośrednictwem nadmienionego systemu. W praktyce bowiem wystawianie faktury w KSeF oraz jej otrzymywanie to dwie osobne kwestie.
Faktura ustrukturyzowana, a obowiązkowe stosowanie KSeF
Na mocy decyzji derogacyjnej Rady Unii Europejskiej, nasz kraj otrzymał zielone światło na stosowanie faktur elektronicznych bez zgody odbiorcy. Tym samym po wejściu w życie obowiązku korzystania z systemu KSeF, nie będzie istniała potrzeba uzyskiwania zgody odbiorcy faktury na jej dostarczenie przy użyciu platformę KSeF.
Ogólne zasady użytkowania faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF. Z kolei status faktury otrzymanej przydzielany jest w momencie nadania jej przez KSeF numeru identyfikującego ją w opisywanym systemie. Faktura ustrukturyzowana musi zostać wystawiona elektronicznie zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku opisywanego dokumentu nie jest dopuszczalne ani anulowanie, ani też utworzenia duplikatu faktury, noty korygującej, wystawienie dokumentu w postaci pro forma, ani dodanie do niego załączników. Stosowanie faktury przy wyłączaniu systemu KSeF, (na przykład wysłanie dokumentu nabywcy z zagranicy) wymaga oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR. Użytkowanie faktury ustrukturyzowanej wiąże się również z koniecznością wskazywania identyfikatora faktury ustrukturyzowanej lub identyfikatora zbiorczego dla płatności za faktury ustrukturyzowane pomiędzy podatnikami VAT czynnymi (również w wypadku, gdy płatność realizowana jest przez podmiot trzeci).
Zakres danych zawartych na fakturach ustrukturyzowanych
Faktury ustrukturyzowane posiadają 3 typy pól. Mowa o:
- polach obowiązkowych (zawsze obowiązkowych);
- polach opcjonalnych (obowiązkowych wyłącznie w określonych przypadkach);
- polach fakultatywnych (do zawarcia zgodnie z decyzją podatnika).
Dodatkowo na każdej fakturze ustrukturyzowanej widoczne są pola takie jak m.in.:
- Rodzaj faktury (zwykła, korekta, zaliczka, rozliczająca zaliczkę, uproszczona),
- Rachunek bankowy,
- Oznaczenie GTU, oznaczenie procedury
- Warunki transakcji – m. in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
- Wartość akcyzy z cenie,
- Dane dotyczące transportu – m. in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu
- Dane w zakresie płatności – m. in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.
Na każdej fakturze – w tym również fakturze ustrukturyzowanej – znajduje się pole „data wystawienia”. W przypadku opisywanego typu dokumentów data wystawienia jest datą skutecznego przesłania faktury do systemu KSeF. Data wystawienia jest istotna wyłącznie w konkretnych przypadkach (kurs waluty; wystawienie faktury w okresie awarii, niedostępności, podatnika pozostającego offline). Jeżeli faktura ustrukturyzowana przekazana jest z wyłączeniem zastosowania systemu KSeF, to datą otrzymania jest data jej faktycznego odebrania.